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Archivi di deposito
L'archivio di deposito è il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse amministrativo attenuato da parte degli uffici e dei servizi dell'amministrazione regionale.

L’archivio di deposito costituisce il punto di raccordo fondamentale nei processi di sedimentazione del patrimonio documentario delle istituzioni pubbliche. Esso si configura, in primo luogo, come uno strumento essenziale per la salvaguardia delle prerogative giuridiche delle istituzioni e per la difesa dei diritti dei cittadini, testimoniati dagli atti che vi sono custoditi.

In secondo luogo esso costituisce una risorsa cruciale per la conservazione, il recupero e la socializzazione del ricco capitale di conoscenza collettiva, di competenze amministrative e di esperienze pratiche che le istituzioni maturano nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni e nel rapporto con le realtà nelle quali operano.

Infine, è nell’archivio di deposito che si forma, si struttura, si seleziona la memoria e l’immagine di sé, della propria attività e del mondo circostante che le istituzioni trasmettono alle generazioni future. Ciò è tanto più vero nella attuale fase storica, nella quale si è andata affermando nella Pubblica Amministrazione una gestione decentrata degli archivi correnti, che si sedimentano e sono conservati per tempi non brevi presso i funzionari direttamente responsabili dell’attività amministrativa.

Così è ormai solo nell’archivio di deposito, se gestito e curato adeguatamente, che possono emergere le necessarie interrelazioni fra i molteplici nuclei archivistici formatisi indipendentemente nell’esercizio delle diverse competenze istituzionali e che è possibile recuperare l’immagine di un’azione organica e non frammentaria e dispersa dell’iniziativa politica e amministrativa delle istituzioni nel loro complesso.
(Stefano Vitali, Premessa alle Disposizioni per l'organizzazione e la gestione degli archivi di deposito, Regione Autonoma della Sardegna, 2006).