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Sistema informativo

Il Sistema informativo degli archivi di deposito della Regione Sardegna è il prodotto, in continuo sviluppo, della prima ricognizione sistematica del patrimonio culturale custodito negli archivi della Giunta regionale sarda, iniziata nel 2005 e tuttora in corso. Si tratta di una banca dati costituita dalle informazioni sui complessi archivistici conservati negli archivi di deposito dell'Amministrazione regionale, sugli uffici che li hanno prodotti e conservati, e dalle informazioni essenziali relative ai locali in cui tali archivi sono conservati e ai loro responsabili.

Il SIADARS si propone come un sistema di descrizione comune e uniforme degli archivi di deposito regionali, che favorisca la condivisione delle informazioni raccolte in primo luogo con l'utenza “interna”: cioè le stesse strutture regionali che hanno necessità di accedere ai propri depositi per le esigenze dell'attività amministrativa e che possono così disporre di uno strumento di orientamento all'interno di archivi per la maggior parte disordinati e privi di mezzi di corredo. Le ricognizioni nei depositi stanno portando alla luce un patrimonio documentario rilevantissimo e di cui gli uffici avevano ormai perso la memoria.

Del resto, non essendo ancora istituito l’archivio storico regionale, questi archivi conservano anche documentazione propriamente storica. La ricerca dei e sui soggetti produttori dei complessi conservati, finalizzata a dare le necessarie informazioni di contesto alla descrizione degli archivi, ha comportato la ricostruzione di vicende istituzionali e burocratiche talvolta assai complesse. Dalle numerose schede soggetto produttore sino ad ora elaborate comincia ad emergere la storia istituzionaleamministrativa dell’apparato regionale, ancora poco conosciuta, e i suoi intrecci con la storia dell’autonomia regionale, del territorio e della società della Sardegna nel suo complesso.

Per questo motivo, le descrizioni dei fondi e dei soggetti produttori elaborate nel SIADARS potranno costituire dei tracciati di riferimento per il trattamento dei nuclei documentari quando questi verranno versati nell’archivio storico.


Sistema informatico
Le informazioni acquisite attraverso la ricognizione diretta nei depositi vengono organizzate col supporto di un software descrittivo realizzato dalla Regione Sardegna. Il sistema, interamente sviluppato con tecnologie open-source, nel corso del progetto ha beneficiato di continue evoluzioni volte a migliorarne
l’utilizzo e la gestione da parte dell’utenza archivistica, ottimizzarne la complessa base dati e renderlo interoperabile secondo gli standard e i formati archivistici internazionali.

Per rilevare uniformemente le informazioni vengono utilizzate cinque tipologie di schede descrittive, ciascuna delle quali corrispondente ad un diverso oggetto di descrizione:
- archivi di deposito: locali adibiti ad archivio di deposito
- atti normativi: normativa di ogni genere relativa alla Regione Sardegna e riferentesi a: istituzione/soppressione/modifica di uffici e relative competenze; modalità di gestione documentaria
- complessi archivistici: insieme omogeneo di unità archivistiche che, per la propria origine, caratteristiche e struttura può essere descritto unitariamente
- soggetti produttori: I diversi uffici o strutture della Regione Sardegna ed, eventualmente, di altri soggetti pubblici, che hanno sedimentato I complessi archivistici censiti
- soggetti responsabili: soggetti che a vario titolo sono responsabili e/o detengono fisicamente e/o controllano i complessi archivistici descritti.

Dei complessi documentari (complesso archivistico) vengono individuati e descritti i seguenti aspetti:
- natura, contenuto, tipologia della documentazione, consistenza
estremi cronologici
- struttura (cioè la rappresentazione gerarchica dei nuclei documentari in cui si articola la struttura dei fondi archivistici, escluse le unità archivistiche)

A tali descrizioni sono collegate:
- informazioni relative ai locali in cui sono conservati (con indicazione della collocazione fisica);
- informazioni relative agli uffici che li hanno prodotti/conservati (soggetti produttori): di tali uffici viene ricostruita la storia istituzionale amministrativa attraverso lo spoglio delle fonti normative (atti normativi), bibliografiche, e le interviste al personale;
- informazioni relative ai soggetti responsabili (titolari, detentori o conservatori della documentazione).